PERAN GURU DALAM ADMINISTRASI PENDIDIKAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Ketika berbicara mengenai profesi kependidikan, maka hal tersebut tentunya tidak lepas dari hal-hal yang ada di sekolah seperti guru, kepala sekolah, anak didik serta proses belajar mengajar yang terjadi di dalamnya. Di lain hal, dalam dunia pendidikan, administrasi sangat diperlukan bagi kelangsungan proses belajar mengajar. Semua itu tidak lepas dari keaktifan orang-orang yang menguasai administrasi dalam sekolah termasuk peran serta guru.

Pada kenyataannya, apabila administrasi tersebut dihandle oleh orang-orang yang kurang terampil, maka administrasi tersebut tentu akan berantakan. Orang yang memegang administrasi adalah orang yang sudah terlatih dalam bidangnya (orang yang sudah mendapat ilmu/ pelatihan). Administrasi tidak hanya dalam hal keuangan saja tetapi juga dalam keteraturan dalam pembukuan. tidak hanya dilakukan dalam waktu tertentu saja tetapi setiap hari secara sistematis. Keberhasilan pendidikan di sekolah harus ditunjang oleh pelayanan administrasi sekolah yang teratur, terarah dan terencana. Di mana dalam pelaksanaannya harus mengikuti arah jaman yang semakin bersaing dan semakin modern. Untuk itu, perlu adanya pembagian tugas ketatausahaan yang jelas dan terprogram di setiap sekolah.

Pada umumnya tugas kewajiban guru hampir seluruhnya hanya mengenai kegiatan mengajar dalam arti menyampaikan keterangan-keterangan dan fakta-fakta dari buku kepada murid, memberi tugas-tugas dan memeriksanya. Sekarang, guru harus juga memperhatikan kepentingan-kepentingan sekolah, ikut serta menyelesaikan berbagai persoalan yang dihadapi sekolah, yang kadang-kadang sangat kompleks sifatnya. Dalam banyak hal, pekerjaannya berhubungan erat sekali dengan pekerjaan seorang pengawas, kepala sekolah, pegawai tata-usaha sekolah, dan berbagai pejabat lainnya. Secara berangsur-angsur tekanan makin diberikan kepada partisipasi guru dalam administrasi pendidikan/sekolah, yakni penyelenggaraan dan management sekolah.

Dalam makalah ini kami menyajikan beberapa hal yang menyangkut administrasi pendidikan serta peran guru dalam administrasi pendidikan tersebut.

          

         B.  Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:

1.    Apa yang dimaksud dengan administrasi pendidikan?

2.    Apa prinsip dasar dan ruang lingkup administrasi pendidikan?

3.    Apa fungsi dan tujuan administrasi pendidikan?

4.    Bagaimana peran guru dalam administrasi pendidikan?

         C.  Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

1.    Menjelaskan pengertian administrasi pendidikan

2.    Menjelaskan prinsip dasar administrasi pendidikan

3.    Menjelaskan fungsi dan tujuan administrasi pendidikan

4.    Menjelaskan peran guru dalam administrasi pendidikan

         D.  Manfaat Penulisans

Manfaat dari penulisan makalah ini adalah pembaca dapat menambah pengetahuan dan pengalaman dalam hal keadministrasian sehingga jika nanti menjadi seorang guru, pembaca dapat turut ambil bagian dalam menangani administrasi pendidikan

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Pengertian Administrasi Pendidikan

Kata administrasi berasal dari bahasa latin ad dan administrare yang menurut Gei (1992) artinya melayani, membantu, menunjang, pencapaian tujuan sehingga benar-benar tercapai. Pengertian administrasi secara lengkap menurut Gei adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

Ditinjau dari katanya, administrasi mempunyai arti sempit dan arti luas. Dalam arti sempit diartikan sebagai kegiatan pencatatan data, surat-surat informasi secara tertulis serta penyimpanan dokumen sehingga dapat dipergunakan kembali bila diperlukan. Dalam hal ini kegiatan administrasi meliiputi pekerjaan tata usaha. Dalam arti luas, administrasi menyangkut kegiatan manajemen/pengelolaan terhadap keseluruhan komponen organisasi untuk mewujudkan tujuan/program organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pekerjaan administrasi merupakan pekerjaan operatif dan manajemen.

Dari definisi di atas maka administrasi dapat diuraikan menjadi lima pengertian pokok yaitu:

1.    Administrasi merupakan kegiatan atau rangkaian kegiatan manusia.

2.    Rangkaian kegiatan itu merupakan suatu proses dan bersifat dinamis.

3.    Proses ini dilkukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung dalam satu organisasi.

4.    Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

5.    Proses pengelolaan itu dilakukan agar tujuan dicapai secara efektif dan efisien.

Disamping adanya pengertian pokok administrasi juga ada unsur pokok administrasi. Menurut siagian (1986) unsur pokok administrasi adalah:

1.    Adanya kelompok manusia (sedikitnya 2 orang).

2.    Adanya tujuan yang akan dicapai.

3.    Adanya tugas/fungsi yang harus dilaksanakan (kegiatan kerjasama).

4.    Adanya peralatan dan perlengkapan yang diperlukan.

            Semua unsur pokok tersebut di atas perlu dikelola sedemikian rupa sehingga tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien.

Berdasarkan pengertian administrasi di atas selanjutnya akan dilihat pengertian administrasi pendidikan. Administrasi pendidikan merupakan perpaduan dari dua kata, yakni “administrasi” dan “pendidikan”. Pada hakekatnya administrasi pendidikan adalah penerapan ilmu administrasi dalam dunia pendidikan atau dalam pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha praktek-praktek pendidikan. Administrasi sekolah merupakan salah satu bagian dari administrasi pendidikan, yaitu administrasi pendidikan yang dilaksanankan di sekolah. Salah satu alat administrasi sekolah adalah tata usaha.

Nasution (1994: 245) mendefinisikan administrasi pendidikan sebagai “proses keseluruhan semua kegiatan bersama dalam bidang pendidikan dengan memanfaatkan semua fasilitas yang tersedia baik personal, material maupun spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan”.

Sedangkan Nawawi (1998:11) memandang administrasi pendidikan sebagai suatu proses atau kegiatan, yang selanjutnya dikemukakan bahwa “Administrasi Pendidikan adalah serangkaian kegiatan atau seluruh proses pengendalian usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara berencana dan sistematis yang diselenggarakan di lingkungan tertentu, terutama berupa lembaga pendidikan formal”.

Di sisi lain menurut Sutjipto & Raflis (1994) administrasi pendidikan dapat dilihat dari berbagai aspek:

1.    Bila dilihat dari segi aspek kerja sama maka administrasi pendidikan dapat diartikan kerjasama diantara orang-orang/personil sekolah untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. Pelaksanaan kegiatan pokok pendidikan tidaklah mungkin dilakukan seorang diri oleh guru tetapi perlu ada penataan oleh personil sekolah lainnya.

2.    Administrasi pendidikan adalah proses pencapaian tujuan pendidikan yang dimulai dari proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemantauan dan evaluasi dalam pencapaian tujuan pendidikan.

Pengertian administrasi pendidikan telah pula dirumuskan oleh banyak pakar, antara lain :

1.    Administrasi pendidikan adalah : pelaksanaan / fungsi pejabat pimpinan pendidikan.

2.    Administrasi pendidikan adalah keseluruhan proses / rangkaian usaha kerja sama manusia.

3.    Administrasi pendidikan meliputi kegiatan perencanaan , pengorganisasian, pengawasan, perumusan policy , pelaporan , korespondensi , pembiayaan, dsb

4.    Administrasi pendidikan adalah memanfaatkan sumber daya manusia,material, sarana dan fasilitas yang tersedia

5.    Semua upaya dan kegiatan administrasi pendidikan di arahkan kepada pencapaian tujuan pendidik.

B.  Prinsip Dasar dan Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan

Berikut ini merupakan dasar yang perlu diperhatikan agar administrator dapat mencapai sukses dalam tugasnya. Beberapa prinsip dasar dalam administrasi antara lain:

1.    Prinsip Efisiensi

     Administrator akan berhasil dalam tugasnya bila dia menggunakan semua sumber, tenaga, dana, dan fasilitas yang ada secara efisien.

2. Prinsip Pengelolaan

     Administrator akan memperoleh hasil yang paling efektif dan efisien dengan cara melakukan pekerjaan manejemen, yakni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan melakukan pemeriksaan (pengontrolan).

3. Prinsip Pengutamaan Tugas Pengelolaan

     Bila diharuskan untuk memilih pekerjaan manajemen dan pekerjaan operatif dalam waktu yang sama, seorang administrator cenderung memprioritaskan pekerjaan operatif. Namun ia sebaiknya tidak memfokuskan perhatiannya pada pekerjaan operatif saja karena bila ia hanya berkecimpung dalam tugas-tugas operatif saja, maka pekerjaan pokoknya akan terbengkalai.

4. Prinsip Kepemimpinan yang Efektif

     Seorang administrator akan berhasil dalam tugasnya apabila ia memiliki gaya kepemimimpinan yang efektif, yakni memperhatikan hubungan antar manusia (human relationship), Pelaksanaan tugas serta memperhatikan situasi dan kondisi (sikon) yang ada. Adapun tentang gaya kepemimpinan yang efektif adalah mampu memelihara hubungan baik dengan bawahannya. Di samping itu ia juga harus memperhatikan pembagian dan penyelesaian tugas bagi setiap anggota organisasi yang sesuai dengan jenis pekerjaanya.

5. Prinsip Kerjasama

     Administrator dikatakan berhasil dalam melakukan tugasnya bila ia mampu mengembangkan kerjasma antara seluruh anggota baik secara horizontal maupun secara vertikal.

Adapun prinsip-prinsip yang digunakan dalam kurikulum 1975 sebagai landasan operasional kegiatan administrasi di sekolah adalah berikut ini:

1.    Prinsip Fleksibilitas

Penyelenggaraan pendidikan di sekolah harus memperhatikan faktor-faktor ekosistem dan kemampuan menyediakan fasilitas untuk pelaksanaan pendidikan sekolah.

2.    Prinsip Efisien dan Efektivitas

Efisiensi tidak hanya dalam penggunaan waktu secara tepat, melainkan juga dalam pendayagunaan tenaga secara optimal.

3.    Prinsip Berorientasi pada Tujuan

Semua kegiatan pendidikan harus beriorientasi untuk mencapai tujuan. Administrasi pendidikan di sekolah merupakan komponen dalam sistem pendidikan maka untuk menjamin tercapainya tujuan tersebut, tujuan operasional yang sudah dirumuskan harus menjadi sandaran orientasi bagi pelaksanaan kegiatan administrasi pendidikan di sekolah.

4.    Prinsip Kontinuitas

Prinsip kontinuitas ini merupakan landasan operasional dalam melaksanakan kegiatan administrasi di sekolah. Karena itu, dalam tiap jenjang pendidikan harus memiliki hirarki yang saling berhubungan.

5.    Prinsip Pendidikan Seumur Hidup

Setiap manusia Indonesia diharapkan untuk selalu berkembang. Karena itu masyarakat ataupun pemerintah diharapkan dapat menciptakan situasi yang dapat mendukung dalam proses belajar mengajar. Dalam pelaksanaan administrasi pendidikan, prinsip tersebut perlu digunakan sebagai landasan operasional.

            Bidang-bidang yang mencangkup dalam administrasi pendidikan sangat banyak tapi yang lebih penting diketahui adalah sebagai berikut:

1.    Bidang tata usaha sekolah meliputi:

a.    Organisasi dan struktur pegawai tata usaha

b.    Anggaran belanja keuangan sekolah

c.    Masalah kepegawaian dan personalia sekolah

d.   Keuangan dan pembukuan

e.    Korespondensi/surat-menyurat

f.     Masalah pengangkatan, pemindahan, penempatan, laporan, pengisian buku induk, raport dan sebagainya.

2.    Bidang personalia murid meliputi:

a.    Organisasi murid

b.    Masalah kesehatan murid

c.    Masalah kesejahteraan murid

d.   Evaluasi kemajuan murid

e.    Bimbingan dan penyuluhan.

3.    Bidang personalia meliputi:

a.    Pengangkatan dan penempatan guru

b.    Organisasi personel guru

c.    Masalah kepegawaian

d.   Masalah kondite dan evaluasi kemajuan diri

e.    Refreshing dan up-grading guru-guru

4.    Bidang pengawasan (supervisi) meliputi:

a.    Usaha membangkitkan semangat guru-guru dan pegawai tata usaha dalam menjalankan tugasnya masing-masing sebaliknya.

b.    Mengusahakan dan mengembangkan kerjasama yang baik antara guru, murid, dan pegawai tata usaha sekolah.

c.    Mengusahakan dan membuat pedoman cara-cara menilai hasil-hasil pendidikan dan pengajaran.

d.   Usaha mempertinggi mutu dan pengalaman guru-guru pada umumnya.

5.    Bidang pelaksanaan dan pembinaan kurikulum meliputi:

a.    Berpedoman dan menerapkan apa yang tercantum dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan dalam usaha mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan pengajaran.

b.    Melaksanakan organisasi kurikulum beserta metode-metodenya, disesuaikan dengan pembaruan pendidikan dan lingkup masyarakat.

C.  Fungsi dan Tujuan Administrasi Pendidikan

Jika dihubungkan dengan administrasi pendidikan maka bisa diartikan bahwa fungsi merupakan upaya peningkatan efektifitas unsur-unsur pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan itu sendiri. Fungsi administrasi pendidikan itu meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan penilaian.

1.    Fungsi perencanaan.

Pendidikan merupakan fungsi yang sangat penting dari administrasi karena fungsi ini memang berperan banyak dalam hal memberi petunjuk pada pelaksanaan pendidikan, acuan untuk memonitor kemajuan dan pelaksanaan program pendidikan kriteria dalam penilaian untuk mengetahui ada tidaknya hambatan atau bahkan penyimpangan dan dapat menjadi media inovasi.

Dalam perencanaan itu sendiri akan menjawab pertanyaan apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dimana dan siapa yang melakukan hal itu. Dalam fungsi terkandung kegiatan menetapkan tujuan, mengambil keputusan mengadakan peramalan atau perkiraan, dan memprakarsai strategi pelaksanaan. Lalu dapat dinyatakan perencanaan adalah menetapkan terlebih dahulu tujuan yang akan dicapai dan alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan itu.

2.    Fungsi Pengorganisasian

Fungsi administrasi yang kedua adalah pengorganisasian, yang berarti upaya membina dan memapankan hubungan antar kegiatan dan faktor fisik yang harus dilakukan dan diperlukan, mengkooordinasikan sumber yang ada, pimpinan mendesain struktur formal bagi tugas dan hubungan kewenangan yang akan menjamin efektifitas dalam pencapaian tujuan. Pengorganisasian berurusan dengan pembagian jabatan yang harus dikerjakan, penetapan kelompok pekerjaan, dan pemerataan tanggung jawab dalam pekerjaan. Prinsip yang dianut dalam pengoorganisian adalah pembagian kerja, rintangan, departemenisasi dan otoritas atau wewenang.

           3.    Fungsi Pengawasan

Fungsi lainnya dalam administrasi pengawasan yang bisa diartikan menguji, memeriksa, dan mengecek segala sesuatu yang terjadi itu sesuai atau tidak dengan rencana, instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip yang telah dimapankan. Pengawasan ini bersumber dari rencana dan tujuan organisasi.

           4.    Fungsi Penilaian

Fungsi penilaian berarti proses monitoring kegiatan. Untuk menetapkan apakah satuan-satuan organisasi telah berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan, jika belum tercapai dapat dilakukan perbaikan. Proses penilaian meliputi pengukuran, perbandingan dan perbaikan.

Semua fungsi tersebut satu sama lain bertalian sangat erat. Agar kegiatan dalam komponen administrasi pendidikan dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan, kegiatan tersebut harus dikelola melalui suatu tahapan proses yang merupakan daur (siklus). Adapun proses administrasi pendidikan itu meliputi fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, komunikasi, supervise kepegawaian dan pembiayaan dan evaluasi. Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas, di bawah ini akan diuraikan secara lebih rinci.

1.    Perencanaan (Planning)

Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut:

a.    Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai.

b.    Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan.

c.    Mengumpulkan informasi-informasi yang diperlukan.

d.   Menentukan tahap-tahap dan rangkaian tindakan.

e.    Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekarjaan itu akan diselesaikan.

Dalam menyusun perencanaan syarat-syarat berikut perlu diperhatikan:

a.    Perencanaan harus didasArkan atas tujuan yang jelas.

b.    Bersifat sederhana, realistis dan praktis.

c.    Terinci, memuat segala uraian serta klarifikasi kegiatan dan rangkaian tindakan sehingga mudah di pedomani dan dijalankan.

d.   Memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi dan situasi sewaktu-waktu.

e.    Terdapat perimbangan antara bermacam-macam bidang yang digarap dalam perencanaan itu, menurut urgensinya masing-masing.

f.  Diusahakan adanya penghematan tenaga, biaya dan waktu serta kemungkinan penggunaan sumber-sumber daya dan dana yang tersedia sebaik-baiknya.

g.    Diusahakan agar sedapat mungkin tidak terjadi adanya duplikasi pelaksanaan

Merencanakan berarti pula memikirkan tentang penghematan tenaga, biaya dan waktu, juga membatasi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dan menghindari adanya duplikasi-duplikasi atau tugas-tugas/pekerjaan rangkap yang dapat menghambat jalannya penyelesaian. Jadi, perencanaan sebagai suatu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut: “perencanaan (planning) adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud-maksud dan tujuan pendidikan”.

2.    Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Di dalam pengorganisasian terdapat adanya pembagian tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab secara terinci menurut bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga dari situ dapat terciptalah adanya hubungan-hubungan kerjasama yang harmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam kegiatan sekolah sehari-sehari terdapat bermacam-macam jenis pekerjaan yang memerlukan kecakapan dan keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Keragaman tugas dan pekerjaan semacam itu tidak mungkin dilakukan dan dipikul sendiri oleh seorang pemimpin. Dalam hal inilah terletak bagaimana kecakapan kepala sekolah mengorganisasi guru-guru dan pegawai sekolah lainnya dalam menjalankan tugasnya sehari-hari sehingga tercipta adanya hubungan kerja sama yang harmonis dan lancar.

Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab hendaknya disesuaikan dengan pengalaman,bakat, minat, pengetahuan dan kepribadian masing-masing prang yang diperlukan dalam menjalankan tugas-tugas tersebut. Dengan demikian pengorganisasian sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut: “pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dealam mencapai maksud-maksud dan tujuan-tujuan pendidikan”.

3.    Pengkoordinasian (Coordinating)

Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang, memerlukan adanya koordinasi dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau kesimpangsiuran dalam tindakan.

Pengkoordinasian diartikan sebagai usaha untuk menyatu padukan kegiatan dari berbagai individu agar kegiatan mereka berjalan selaras dengan anggota dalam usaha mencapai tujuan. Usaha pengkoordinasian dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti:

a.    melaksanakan penjelasan singkat (briefing)

b.    mengadakan rapat kerja

c.    memberikan unjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis

d.   memberikan balikan tentang hasil suatu kegiatan

Dengan demikian,koordinasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut: “koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, material, pikiran-pikiran, teknik-teknik dan tujuan-tujuan kedalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan”.

4.    Komunikasi

Dalam melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas menyebarkan dan menyampaikan gagasan-gagasan dan maksud-maksud ke seluruh struktur organisasi sangat penting. Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih dari pada sekedar menyalurkan pikiran-pikiran, gagasan-gagasan dan maksud-maksud secara lisan atau tertulis.

Komunikasi secara lisan pada umumnya lebih mendatangkan hasil dan pengertian yang jelas dari pada secara tertulis. Demikian pula komunikasi yang dilakukan secara informal dan secara formal mendatangkan hasil yang berbeda pengaruh dan kejelasannya.

Menurut sifatnya, komunikasi ada dua macam yaitu komunikasi bebas dan komunikasi terbatas. Dalam komunikasi bebas, setiap anggota dapat berkomunikasi dengan setiap anggota yang lain. sedangkan dalam komunikasi terbatas, setiap anggota hanya dapat berhubungan dengan beberapa anggota tertentu saja. Dengan demikian, organisasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut: “komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur organisasi”.

5.    Supervisi

Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau supervisi. Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu, supervisi haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-kondisi yang akan memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan pendidikan.

6.    Kepegawaian (Staffing)

Sama halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang telah diuraikan terdahulu kepegawaian merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Agak berbeda dangan fungsi-fungsi administrasi yang telah dibicarakan, dalam kepegawaian yang menjadi titik penekanan ialah personal itu sendiri.

Aktivitas yang dilakukan di dalam kepegawaian antara lain : menentukan, memilih, menempatkan dan membimbing personel. Sebenarnya fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan dan pengorganisasian. Di dalam pengorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar untuk personel-personel yang menduduki jabatan-jabatan tertentu di dalam struktur organisasi itu dipilih dan di angkat orang-orang yang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang sesuai dengan jabatan yang di pegangnya. Dalam hal ini prinsip the right man in the right place selalu di perhatikan.

7.    Pembiayaan

Biaya/pambiayaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah organisasi karena biaya ini sangat menentukan bagi kelancaran jalannya sebuah organisasi, tanpa biaya yang mencukupi tidak mungklin terjamin kelancaran jalannya suatu organisasi. Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua memerlukan adanya biaya., itulah sebabnya masalah pembiayaan ini harus sudah mulai dipikirkan sejak pembuatan planning sampai dengan pelaksanaannya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan, antara lain:

a.    Perencanaan  tentang berapa biaya yang diperlukan

b.    Darimana dan bagaimana biaya itu dapat diperoleh/diusahakan.

c.    Bagaimana penggunaanya

d.   Siapa yang akan melaksanakannya

e.    Bagaimana pembukuan dan pertanggung jawabannya, dll

8.    Penilaian (Evaluating)

Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai dengan rencana atau program yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan oleh unsur pimpinan maupun oleh bawahan memerlukan adanya evaluasi.

Dengan mengetahui kesalahan-kesalahan atau kekurangan-kekurangan serta kemacetan-kemacetan yang diperoleh dari tindakan evaluasi itu, selanjutnya dapat diusahakan bagaimana cara-cara memperbaikinya.

Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah:

a.    Memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja, pekerjaan tersebut berhasil.

b.    Menjamin cara bekerja yang efektif dan efesien.

c.    Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak.

d.   Memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi.

Perlu ditekankan disini bahwa fungsi-fungsi pokok yang telah dibicarakan di atas satu sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan merupakan rangkaian kegiatan yang berkelanjutan.

a.    Tujuan pendidikan perlu dibicarakan di sini karena alasan tujuan pendidikan merupakan jabaran dari tujuan pendidikan nasional. Oleh karena itu, pemahaman tentang hubungan keduanya perlu dilakukan.

b.    Tujuan pendidikan merupakan titik berangkat administrasi pendidikan pada jenjang sekolah

c.    Tujuan pendidikan itu juga merupakan tolak ukur keberhasilan kegiatan administrasi pendidikan di jenjang pendidikan itu.

Tujuan administrasi pada umumnya adalah agar semua kegiatan mendukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakan dalam dunia pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan.

Sergiovanni dan carver (1975) (dalam burhanuddin, 2005) menyebutkan empat tujuan administrasi yaitu:

a.    efektifitas produksi;

b.    efesiensi;

c.    kemampuan menyesuaikan diri;

d.   kepuasan kerja.

Keempat tujuan tersebut digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan dalam penyelenggaraan sekolah. Sebagai contoh: sekolah mempunyai fungsi untuk mencapai efektivitas produksi, yaitu menghasilkan lulusan yang sesuai dengan tuntutan kurikulum. Dalam pencapaian tujuan tersebut harus dilakukan usaha seefisien mungkin, yaitu menggunakan dana, dan tenaga seminimal mungkin, tetapi memberikan hasil sebaik mungkin, sehingga lulusan tersebut dapat melanjutkan ketingkat berikutnya dan dapat menyesuaikan dirinya dengan lingkungannya yang baru dan selanjutnya lulusan ini akan mencari kerja pada perusahaan yang memberikan kepuasan kerja kepada mereka.

Dari yang telah disebutkan di atas bahwa tujuan administrasi pendidikan adalah meningkatkan efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan operasional pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan.Namun pada garis besarnya ada dua tujuan administrasi yang harus di capai oleh setiap jenjang dan jenis sekolah baik yang berstatus negeri maupun swasta

a.    Tujuan pertama adalah administrsi pendidikan harus diupayakan sedemikian rupa agar dapat terlaksana secara efektif, artinya pelaksanaan pendidikan harus mencapai hasil sesuai dengan tujuan pendidikan nasional.

b.    Tujuan kedua adalah administrasi pendidikan harus pula diupayakan sedemikian rupa agar dapat terlaksana secara efisien, artinya perbandingan terbaik antara pelaksanaan pendidikan dengan hasil yang akan dicapai.

D.  Peran Guru dalam Administrasi Pendidikan

Menurut Sri Herlina dalam diktat Profesi keguruan (2011:52) bahwa di sekolah, guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatannya untuk menghasilkan lulusan jumlah dan mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrasi sekolah inilah peran guru sangat penting. Dalam menetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengkoordinasian, pengarahan, pengorganisasian, pembiayaan dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana dan prasarana, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah dengan masyarakat. Disitulah guru harus aktif memberikan sumbangan maupun tenaganya. Administrasi sekolah adalah pekerjaan yang sifatnya kolaboratif artinya pekerjaaan yang didasarkan atas kerjasama dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu, semua personel sekolah termasuk guru harus terlibat.

Di dalam Peraturan Pemerintah no.38 tahun 1992, Pasal 20 disebutkan bahwa “Tenaga pendidikan yang akan ditugaskan untuk bekerja sebagai pengelola satuan pendidikan dan pengawas pada jenjang pendidikan dasar dan menengah dipilih dari kalangan guru”. Ini berarti selain guru perananya untuk menyukseskan kegitan administrasi disekolah, guru perlu sungguh-sungguh menimba pengalaman dalam administrasi sekolah.

Berikut akan diuraiakan dan dijelaskan kegiatan administrasi pendidikan sekaligus peranan guru dalam administrasi pendidikan.

1.    Administrasi Kurikulum.

Menurut Prof. Soetjipto dan Drs. Raflis Kosasi,Msc dalam bukunya yang berjudul Profesi keguruan(1999:148) bahwa kurikulum merupakan seperangkat bahan pengalaman belajar siswa dengan segala pedoman pelaksanaanya yang tersusun secara sistematik dan dipedomani oleh sekolah dalam kegiatan mendidik siswanya”.

Sedangkan menurut UU No.2 Tahun 1989 mengartikan kurikulum sebagai seperangkat rencana dan pengaturan mengenai isi dan bahan pelajaran serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar.

Dengan demikian,berati kurikulum ini sangat penting dalam sutau sistem pendidikan. Karena kurikulum merupakan panutan dalam kegiatan belajar mengajar.

Fungsi-fungsi kegiatan pengelolaan kurikulum pada dasarnya tidak berbeda dengan fungsi-fungsi kegiatan pengelolaan pada umumnya. Fungsi itu terdiri dari perencanaan, pengkoordinasian, pengorganisasian, pengawasan serta penilaian.

Perencanaan kurikulum sekolah menengah oleh Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Tingkat Pusat biasanya meliputi sebagai berikut:

a.    Penyusunan kurikulum dan kelengkapan pedoman yang terdiri atas :

1)   Ketentuan – ketentuan pokok

2)   Garis- garis besar progam pengajaran.

3)   Pedoman pelaksanaan kurikulum.

b.    Pedoman-pedoman teknis pelaksanaan kurikulum lainnya, antara lain pedoman penyusunan dan kalender pendidikan, pedoman penyusunan program pengajaran, pedoman penyusunan satuan acara pengajaran, pembagian tugas guru dan menyusun jadwal pelajaran.

Dalam administrasi kurikulum tugas guru adalah mengkaji kurikulum tersebut melalui kegiatan perseorangan atau kelompok (dapat dengan sesama guru satu sekolah atau dengan guru disekolah lain atau dengan kepala sekolah dan personal pendidikan lain seperti pengawas). Dengan demikian kepala sekolah dan guru memahami kurikulum tersebut sebelum dilaksanakan.

           2.    Administrasi Kesiswaan

Menurut Prof. Soetjipto dan Drs. Raflis Kosasi,Msc dalam bukunya yang berjudul Profesi keguruan (1999:165) bahwa administrasi kesiswaan merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan dengan siswa disuatu sekolah dimulai dari perencanaan penerimaan siswa, pembinaan selama siswa disekolah, sampai dengan siswa mernamatkan pendidikannya melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap berlangsungnya proses belajar mengajar yang efektif.

Tugas kepala sekolah dan guru dalam administrasi kesiswaan ini adalah memberikan layanan kepada siswa, dengan memenuhi kebutuhan mereka sesuai dengan tujuan poendidikan yang telah ditetapkan.

a.    Kegiatan dalam administrasi kesiswaan yaitu:

1)   Penerimaan siswa

2)   Pembinaan siswa

3)   Penamatan program siswa di sekolah.

b.    Peranan guru dalm administrasi kesiswaan

1)   Dalam penerimaan siswa, para guru dapat dilibatkan dalam ambil bagian. Di antara mereka dapat ditunjuk sebagai panitia penerimaan yang dapat melaksanakan tugas-tugas teknis mulai dari pencatatan penerimaan sampai dengan pelaporan pelaksanaan tugas.

2)   Dalam masa orientasi, tugas guru adalah membuat para siswa cepat beradaptasi dengan lingkungan sekolah barunya. Peranan guru dalam hal ini sangat penting, karena andai kata terjadi salah langkah pada saat pertama, dapat berakibat kuirang menguntungkan bagi jiwa anak untuk waktu waktu selanjutnya.

3)   Untuk mengatur kehadiran siswa dikelas.

4)   Memotivasi siswa untuk senantiasa berprestasi tinggi.

5)   Menciptakan disiplin sekolah atau kelas yang baik.

3.    Administrasi sarana dan prasarana                                      

Untuk menunjang pelaksanaan pendidikan diperlukan fasilitas pendukung yang sesui dengan tujuan kurikulum. Dalam mengelola fasilitas agar bermanfaat yang tinggi diperlukan aturan yang jelas serta pengetahuan dan keterampilan personel sekolah dalam administrasi sarana dan prasarana tersebut.

Menurut Prof. Soetjipto dan Drs. Raflis Kosasi,Msc dalam bukunya yang berjudul Profesi keguruan(1999:170) sarana dan prasarana pendidikan adalah semua benda bergerak maupun tidak bergerak yang diperlukan untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Sedangkan administrasi prasarana dan sarana pendidikan merupakan keseluruhan proses pengadaan, pendayagunaan, dan pengawasan prasarana dan peralatan yang digunakan untuk menunjang pendidikan agar tujuan pendidikan yang telah ditetapkan tercapai secara efektif dan efisien.

Kegiatan dalam administrasi prasarana dan sarana pendidikan meliputi:

a.    Perencanaan kebutuhan

Penyusunan daftar kebutuhan prasarana dan sarana sekolah didasarkan atas pertimbangan bahwa:

1)   Pengadaan sarana dan prasarana karena berkembangnya kebutuhan sekolah.

2)   Pengadaan sarana dan prasarana untuk menggantikan barang barang yang rusak, dihapuskan atau hilang.

3)   Pengadaan sarana dan prasarana barang untuk persediaan.

b.    Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan

1)   Pembelian

2)   Buatan sendiri

3)   Penerimaan hibah atau bantuan

4)   Penyewaan

5)   Peminjaman

6)   Pendaurulangan

c.    Penyimpanan prasarana dan sarana pendidikan

d.   Inventarisasi prasarana dan sarana pendidikan.

e.    Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang barang yang menjadi milik sekolah

f.     Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan

g.    Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana meliputi:

1)   Perawatan

2)   Pencegahan kerusakan

3)   Penggantian ringan.

h.    Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan

Penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang barang milik negara/ daerah dari daftar invarian karena dianggap sudah tidak mempunyai nilai guna atau tidak berfungsi lagi.

i.      Pengawasan sarana dan prasarana pendidikan

Merupakan kegiatan pengamatan, pemeriksaan, dan penilaian terhadap pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana pendidikan.

Peranan guru dalam administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah dimulai dengan perencanaan, pemanfaataan, pemeliharaan, serta pengawasan penggunaan prasarana dan sarana yang dimaksud.

4.    Administrasi personal

Menurut Prof. Soetjipto dan Drs. Raflis Kosasi,Msc dalam bukunya yang berjudul Profesi keguruan(1999:175) personal pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan edukatif dan yang membidangi  kegiatan non edukatif (ketata uasahaan)

Personel bidang edukatif adalah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar mengajar, yaitu guru dan konselor (BK).

Adapun peran guru dalam administrasi pegawaian(personal) yaitu :

a.    Membuat buku induk pegawai

b.    Mempersiapkan usul kenaikan pangkat pegawai negeri, prajabatan, karpeg, cuti dengan pegawai dan lain- lain

c.    Membuat inventarisasi semua file kepegawaian, baik kepala sekolah, guru, maupun tata administrasi.

d.   Membuat laporan rutin kepegawaian harian, mingguan, bulanan dan tahunan.

e.    Membuat laporan data sekolah dan pegawai

f.     Mencatat tenaga pendidik yang akan mengikuti penataran

g.    Mempersiapkan surat keputusan kepala sekolah tentang proses KBM, surat tugas, surat kuasa, dan lain- lain.

5.    Administrasi keuangan

Administrasi keuangan meliputi kegiatan perencanaan, penggunaan, pencatatan, pelaporan, dan pertanggung jawaban dana yang dialokasikan untuk penyelenggaraan sekolah. Tujuan administrasi ini adalah untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan, sehingga pengurusannya dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

6.    Administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat (husemas)

Kindred, Bagin, dan Galllagher dalam bukunya yang berjudul School Community Relation (1976) mendefinisikan bahwa Husemas ini sebagai usaha kooperatif untuk menjaga dan mengembangkan saluran informasi dua arah yang efisien serta saling pengertian antara sekolah, personel sekolah dengan masyarakat.

Peranan guru dalam Husemas menurut Prof. Soetjipto dan Drs. Raflis Kosasi, Msc dalam bukunya yang berjudul Profesi keguruan(1999:197) yaitu:

a.    Membantu sekolah dalam melaksanakan teknik husemas

b.    Membuat dirinya lebih baik lagi dalam bermasyarakat

c.    Dalam melaksanakan semua itu guru harus melaksanakan kode etiknya

          7.    Administrasi layanan khusus

Merupakan suatu usaha yang tidaksecara langsung berkenaan dengan proses belajar mengajar di kelas, tetapi secara khusus diberikan oleh sekolah kepada para siswanya agar mereka lebih optimal dalam melaksanakan proses belajar.

 Macam macam layanan khusus yaitu

a.    Pusat sumber belajar

b.    Kafetaria warung / kantin sekolah

c.    Unit kesehatan Sekolah.

BAB III

PENUTUP

A.  Kesimpulan

Administrasi Pendidikan adalah serangkaian kegiatan atau seluruh proses pengendalian usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara berencana dan sistematis yang diselenggarakan di lingkungan tertentu, terutama berupa lembaga pendidikan formal.

Peranan guru dalam administrasi pendidikan sangatlah berpengaruh, dengan pengalaman dan pemahaman yang baik tentang administrasi di berbagai bidang di sekolah, guru dapat menjadi seorang administrator yang terampil dan handal. Sehingga dalam pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik.

           B.  Saran

Sebagai seorang guru sebaiknya kita turut ambil bagian dalam menangani administrasi disekolah, karena selain pada saat mengajar, guru dapat mengenal dan memantau perkembangan siswanya melalui administrasi sekolah. Manfaat lainnya yaitu guru dapat menambah pengetahuan dan pengalaman dalam hal keadministrasian.

DAFTAR PUSTAKA

http://iraceritapelajarandanimpian.blogspot.com/2012/12/penerapan-administrasi-pendidikan-dalam.html diakses tanggal 8 Maret 2014 pukul 19.21 WITA

http://novianytry.blogspot.com/2013/05/administrasi-pendidikan.html diakses tanggal 8 Maret 2014 pukul 19.25 WITA

http://sarwoedy09320036.wordpress.com/2011/04/17/%E2%80%9Cperanan-guru-dalam-administrasi-pendididkan%E2%80%9D/ diakses tanggal 8 Maret 2014 pukul 19.29 WITA

http://alya-thelittlegirls.blogspot.com/2012/03/peranan-guru-dalam-administrasi-sekolah.html diakses tanggal 8 Maret 2014 pukul 19.33 WITA

http://zainzuhaili.wordpress.com/2013/08/01/dasar-dasar-dan-tujuan-serta-ruang-lingkup-administrasi-pendidikan diakses tanggal 8 Maret 2014 pukul 19.35 WITA