BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ketika
berbicara mengenai profesi kependidikan, maka hal tersebut tentunya tidak lepas
dari hal-hal yang ada di sekolah seperti guru, kepala sekolah, anak didik serta
proses belajar mengajar yang terjadi di dalamnya. Di lain hal, dalam dunia
pendidikan, administrasi sangat diperlukan bagi kelangsungan proses belajar
mengajar. Semua itu tidak lepas dari keaktifan orang-orang yang menguasai
administrasi dalam sekolah termasuk peran serta guru.
Pada
kenyataannya, apabila administrasi tersebut dihandle oleh orang-orang yang kurang terampil, maka administrasi
tersebut tentu akan berantakan. Orang yang memegang administrasi adalah orang
yang sudah terlatih dalam bidangnya (orang yang sudah mendapat ilmu/
pelatihan). Administrasi tidak hanya dalam hal keuangan saja tetapi juga dalam
keteraturan dalam pembukuan. tidak hanya dilakukan dalam waktu tertentu saja
tetapi setiap hari secara sistematis. Keberhasilan pendidikan di sekolah harus
ditunjang oleh pelayanan administrasi sekolah yang teratur, terarah dan
terencana. Di mana dalam pelaksanaannya harus mengikuti arah jaman yang semakin
bersaing dan semakin modern. Untuk itu, perlu adanya pembagian tugas ketatausahaan
yang jelas dan terprogram di setiap sekolah.
Pada
umumnya tugas kewajiban guru hampir seluruhnya hanya mengenai kegiatan mengajar
dalam arti menyampaikan keterangan-keterangan dan fakta-fakta dari buku kepada
murid, memberi tugas-tugas dan memeriksanya. Sekarang, guru harus juga
memperhatikan kepentingan-kepentingan sekolah, ikut serta menyelesaikan
berbagai persoalan yang dihadapi sekolah, yang kadang-kadang sangat kompleks
sifatnya. Dalam banyak hal, pekerjaannya berhubungan erat sekali dengan
pekerjaan seorang pengawas, kepala sekolah, pegawai tata-usaha sekolah, dan
berbagai pejabat lainnya. Secara berangsur-angsur tekanan makin diberikan
kepada partisipasi guru dalam administrasi pendidikan/sekolah, yakni
penyelenggaraan dan management sekolah.
Dalam
makalah ini kami menyajikan beberapa hal yang menyangkut administrasi
pendidikan serta peran guru dalam administrasi pendidikan tersebut.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang di atas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:
1.
Apa yang dimaksud dengan administrasi
pendidikan?
2.
Apa prinsip dasar dan ruang lingkup
administrasi pendidikan?
3.
Apa fungsi dan tujuan administrasi
pendidikan?
4.
Bagaimana peran guru dalam administrasi
pendidikan?
C. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan
makalah ini adalah sebagai berikut:
1.
Menjelaskan pengertian administrasi
pendidikan
2.
Menjelaskan prinsip dasar administrasi
pendidikan
3.
Menjelaskan fungsi dan tujuan
administrasi pendidikan
4.
Menjelaskan peran guru dalam
administrasi pendidikan
D. Manfaat Penulisans
Manfaat
dari penulisan makalah ini adalah pembaca dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman dalam hal keadministrasian sehingga jika nanti menjadi seorang guru,
pembaca dapat turut ambil bagian dalam menangani administrasi pendidikan
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Pendidikan
Kata
administrasi berasal dari bahasa latin ad
dan administrare yang menurut Gei
(1992) artinya melayani, membantu, menunjang, pencapaian tujuan sehingga
benar-benar tercapai. Pengertian administrasi secara lengkap menurut Gei adalah
segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.
Ditinjau
dari katanya, administrasi mempunyai arti sempit dan arti luas. Dalam arti
sempit diartikan sebagai kegiatan pencatatan data, surat-surat informasi secara
tertulis serta penyimpanan dokumen sehingga dapat dipergunakan kembali bila
diperlukan. Dalam hal ini kegiatan administrasi meliiputi pekerjaan tata usaha.
Dalam arti luas, administrasi menyangkut kegiatan manajemen/pengelolaan
terhadap keseluruhan komponen organisasi untuk mewujudkan tujuan/program
organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pekerjaan administrasi
merupakan pekerjaan operatif dan manajemen.
Dari
definisi di atas maka administrasi dapat diuraikan menjadi lima pengertian
pokok yaitu:
1.
Administrasi merupakan kegiatan atau rangkaian
kegiatan manusia.
2.
Rangkaian kegiatan itu merupakan suatu
proses dan bersifat dinamis.
3.
Proses ini dilkukan bersama oleh
sekelompok manusia yang tergabung dalam satu organisasi.
4.
Proses itu dilakukan dalam rangka
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
5.
Proses pengelolaan itu dilakukan agar
tujuan dicapai secara efektif dan efisien.
Disamping
adanya pengertian pokok administrasi juga ada unsur pokok administrasi. Menurut
siagian (1986) unsur pokok administrasi adalah:
1.
Adanya kelompok manusia (sedikitnya 2
orang).
2.
Adanya tujuan yang akan dicapai.
3.
Adanya tugas/fungsi yang harus
dilaksanakan (kegiatan kerjasama).
4.
Adanya peralatan dan perlengkapan yang
diperlukan.
Semua unsur pokok tersebut di atas
perlu dikelola sedemikian rupa sehingga tujuan dapat tercapai secara efektif
dan efisien.
Berdasarkan
pengertian administrasi di atas selanjutnya akan dilihat pengertian
administrasi pendidikan. Administrasi pendidikan merupakan perpaduan dari dua
kata, yakni “administrasi” dan “pendidikan”. Pada hakekatnya administrasi
pendidikan adalah penerapan ilmu administrasi dalam dunia pendidikan atau dalam
pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha praktek-praktek pendidikan.
Administrasi sekolah merupakan salah satu bagian dari administrasi pendidikan,
yaitu administrasi pendidikan yang dilaksanankan di sekolah. Salah satu alat
administrasi sekolah adalah tata usaha.
Nasution
(1994: 245) mendefinisikan administrasi pendidikan sebagai “proses keseluruhan
semua kegiatan bersama dalam bidang pendidikan dengan memanfaatkan semua
fasilitas yang tersedia baik personal, material maupun spiritual untuk mencapai
tujuan pendidikan”.
Sedangkan
Nawawi (1998:11) memandang administrasi pendidikan sebagai suatu proses atau
kegiatan, yang selanjutnya dikemukakan bahwa “Administrasi Pendidikan adalah
serangkaian kegiatan atau seluruh proses pengendalian usaha kerjasama sejumlah
orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara berencana dan sistematis yang
diselenggarakan di lingkungan tertentu, terutama berupa lembaga pendidikan
formal”.
Di
sisi lain menurut Sutjipto & Raflis (1994) administrasi pendidikan dapat
dilihat dari berbagai aspek:
1.
Bila dilihat dari segi aspek kerja sama
maka administrasi pendidikan dapat diartikan kerjasama diantara
orang-orang/personil sekolah untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif
dan efisien. Pelaksanaan kegiatan pokok pendidikan tidaklah mungkin dilakukan
seorang diri oleh guru tetapi perlu ada penataan oleh personil sekolah lainnya.
2.
Administrasi pendidikan adalah proses
pencapaian tujuan pendidikan yang dimulai dari proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pemantauan dan evaluasi dalam pencapaian tujuan
pendidikan.
Pengertian
administrasi pendidikan telah pula dirumuskan oleh banyak pakar, antara lain :
1.
Administrasi pendidikan adalah :
pelaksanaan / fungsi pejabat pimpinan pendidikan.
2.
Administrasi pendidikan adalah
keseluruhan proses / rangkaian usaha kerja sama manusia.
3.
Administrasi pendidikan meliputi
kegiatan perencanaan , pengorganisasian, pengawasan, perumusan policy , pelaporan , korespondensi ,
pembiayaan, dsb
4.
Administrasi pendidikan adalah
memanfaatkan sumber daya manusia,material, sarana dan fasilitas yang tersedia
5.
Semua upaya dan kegiatan administrasi
pendidikan di arahkan kepada pencapaian tujuan pendidik.
B. Prinsip Dasar dan Ruang Lingkup
Administrasi Pendidikan
Berikut
ini merupakan dasar yang perlu diperhatikan agar administrator dapat mencapai
sukses dalam tugasnya. Beberapa prinsip dasar dalam administrasi antara lain:
1.
Prinsip Efisiensi
Administrator akan berhasil dalam tugasnya
bila dia menggunakan semua sumber, tenaga, dana, dan fasilitas yang ada secara
efisien.
2. Prinsip
Pengelolaan
Administrator akan memperoleh hasil yang
paling efektif dan efisien dengan cara melakukan pekerjaan manejemen, yakni merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan dan melakukan pemeriksaan (pengontrolan).
3. Prinsip
Pengutamaan Tugas Pengelolaan
Bila diharuskan untuk memilih pekerjaan
manajemen dan pekerjaan operatif dalam waktu yang sama, seorang administrator
cenderung memprioritaskan pekerjaan operatif. Namun ia sebaiknya tidak
memfokuskan perhatiannya pada pekerjaan operatif saja karena bila ia hanya
berkecimpung dalam tugas-tugas operatif saja, maka pekerjaan pokoknya akan
terbengkalai.
4. Prinsip
Kepemimpinan yang Efektif
Seorang administrator akan berhasil dalam
tugasnya apabila ia memiliki gaya kepemimimpinan yang efektif, yakni
memperhatikan hubungan antar manusia (human
relationship), Pelaksanaan tugas serta memperhatikan situasi dan kondisi
(sikon) yang ada. Adapun tentang gaya kepemimpinan yang efektif adalah mampu
memelihara hubungan baik dengan bawahannya. Di samping itu ia juga harus
memperhatikan pembagian dan penyelesaian tugas bagi setiap anggota organisasi
yang sesuai dengan jenis pekerjaanya.
5. Prinsip
Kerjasama
Administrator dikatakan berhasil dalam
melakukan tugasnya bila ia mampu mengembangkan kerjasma antara seluruh anggota
baik secara horizontal maupun secara vertikal.
Adapun
prinsip-prinsip yang digunakan dalam kurikulum 1975 sebagai landasan operasional
kegiatan administrasi di sekolah adalah berikut ini:
1.
Prinsip Fleksibilitas
Penyelenggaraan
pendidikan di sekolah harus memperhatikan faktor-faktor ekosistem dan kemampuan
menyediakan fasilitas untuk pelaksanaan pendidikan sekolah.
2.
Prinsip Efisien dan Efektivitas
Efisiensi
tidak hanya dalam penggunaan waktu secara tepat, melainkan juga dalam
pendayagunaan tenaga secara optimal.
3.
Prinsip Berorientasi pada Tujuan
Semua
kegiatan pendidikan harus beriorientasi untuk mencapai tujuan. Administrasi pendidikan
di sekolah merupakan komponen dalam sistem pendidikan maka untuk menjamin
tercapainya tujuan tersebut, tujuan operasional yang sudah dirumuskan harus
menjadi sandaran orientasi bagi pelaksanaan kegiatan administrasi pendidikan di
sekolah.
4.
Prinsip Kontinuitas
Prinsip
kontinuitas ini merupakan landasan operasional dalam melaksanakan kegiatan
administrasi di sekolah. Karena itu, dalam tiap jenjang pendidikan harus
memiliki hirarki yang saling berhubungan.
5.
Prinsip Pendidikan Seumur Hidup
Setiap
manusia Indonesia diharapkan untuk selalu berkembang. Karena itu masyarakat
ataupun pemerintah diharapkan dapat menciptakan situasi yang dapat mendukung
dalam proses belajar mengajar. Dalam pelaksanaan administrasi pendidikan,
prinsip tersebut perlu digunakan sebagai landasan operasional.
Bidang-bidang yang mencangkup dalam
administrasi pendidikan sangat banyak tapi yang lebih penting diketahui adalah
sebagai berikut:
1.
Bidang tata usaha sekolah meliputi:
a.
Organisasi dan struktur pegawai tata
usaha
b.
Anggaran belanja keuangan sekolah
c.
Masalah kepegawaian dan personalia
sekolah
d.
Keuangan dan pembukuan
e.
Korespondensi/surat-menyurat
f.
Masalah pengangkatan, pemindahan,
penempatan, laporan, pengisian buku induk, raport dan sebagainya.
2.
Bidang personalia murid meliputi:
a.
Organisasi murid
b.
Masalah kesehatan murid
c.
Masalah kesejahteraan murid
d.
Evaluasi kemajuan murid
e.
Bimbingan dan penyuluhan.
3.
Bidang personalia meliputi:
a.
Pengangkatan dan penempatan guru
b.
Organisasi personel guru
c.
Masalah kepegawaian
d.
Masalah kondite dan evaluasi kemajuan
diri
e.
Refreshing
dan up-grading guru-guru
4.
Bidang pengawasan (supervisi) meliputi:
a.
Usaha membangkitkan semangat guru-guru
dan pegawai tata usaha dalam menjalankan tugasnya masing-masing sebaliknya.
b.
Mengusahakan dan mengembangkan kerjasama
yang baik antara guru, murid, dan pegawai tata usaha sekolah.
c.
Mengusahakan dan membuat pedoman
cara-cara menilai hasil-hasil pendidikan dan pengajaran.
d.
Usaha mempertinggi mutu dan pengalaman
guru-guru pada umumnya.
5.
Bidang pelaksanaan dan pembinaan
kurikulum meliputi:
a.
Berpedoman dan menerapkan apa yang
tercantum dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan dalam usaha mencapai
dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan pengajaran.
b.
Melaksanakan organisasi kurikulum
beserta metode-metodenya, disesuaikan dengan pembaruan pendidikan dan lingkup
masyarakat.
C. Fungsi dan Tujuan Administrasi
Pendidikan
Jika
dihubungkan dengan administrasi pendidikan maka bisa diartikan bahwa fungsi
merupakan upaya peningkatan efektifitas unsur-unsur pendidikan untuk mencapai
tujuan pendidikan itu sendiri. Fungsi administrasi pendidikan itu meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan penilaian.
1.
Fungsi perencanaan.
Pendidikan
merupakan fungsi yang sangat penting dari administrasi karena fungsi ini memang
berperan banyak dalam hal memberi petunjuk pada pelaksanaan pendidikan, acuan
untuk memonitor kemajuan dan pelaksanaan program pendidikan kriteria dalam
penilaian untuk mengetahui ada tidaknya hambatan atau bahkan penyimpangan dan
dapat menjadi media inovasi.
Dalam
perencanaan itu sendiri akan menjawab pertanyaan apa yang harus dilakukan,
bagaimana melakukannya, dimana dan siapa yang melakukan hal itu. Dalam fungsi
terkandung kegiatan menetapkan tujuan, mengambil keputusan mengadakan peramalan
atau perkiraan, dan memprakarsai strategi pelaksanaan. Lalu dapat dinyatakan
perencanaan adalah menetapkan terlebih dahulu tujuan yang akan dicapai dan alat
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan itu.
2.
Fungsi Pengorganisasian
Fungsi
administrasi yang kedua adalah pengorganisasian, yang berarti upaya membina dan
memapankan hubungan antar kegiatan dan faktor fisik yang harus dilakukan dan
diperlukan, mengkooordinasikan sumber yang ada, pimpinan mendesain struktur
formal bagi tugas dan hubungan kewenangan yang akan menjamin efektifitas dalam
pencapaian tujuan. Pengorganisasian berurusan dengan pembagian jabatan yang
harus dikerjakan, penetapan kelompok pekerjaan, dan pemerataan tanggung jawab
dalam pekerjaan. Prinsip yang dianut dalam pengoorganisian adalah pembagian
kerja, rintangan, departemenisasi dan otoritas atau wewenang.
3. Fungsi
Pengawasan
Fungsi
lainnya dalam administrasi pengawasan yang bisa diartikan menguji, memeriksa,
dan mengecek segala sesuatu yang terjadi itu sesuai atau tidak dengan rencana,
instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip yang telah dimapankan. Pengawasan ini
bersumber dari rencana dan tujuan organisasi.
4. Fungsi
Penilaian
Fungsi
penilaian berarti proses monitoring kegiatan. Untuk menetapkan apakah
satuan-satuan organisasi telah berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan,
jika belum tercapai dapat dilakukan perbaikan. Proses penilaian meliputi
pengukuran, perbandingan dan perbaikan.
Semua
fungsi tersebut satu sama lain bertalian sangat erat. Agar kegiatan dalam
komponen administrasi pendidikan dapat berjalan dengan baik dan mencapai
tujuan, kegiatan tersebut harus dikelola melalui suatu tahapan proses yang
merupakan daur (siklus). Adapun proses administrasi pendidikan itu meliputi
fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, komunikasi, supervise
kepegawaian dan pembiayaan dan evaluasi. Untuk mendapat gambaran yang lebih
jelas, di bawah ini akan diuraikan secara lebih rinci.
1.
Perencanaan (Planning)
Langkah-langkah
dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut:
a.
Menentukan dan merumuskan tujuan yang
hendak dicapai.
b.
Meneliti masalah-masalah atau
pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan.
c.
Mengumpulkan informasi-informasi yang
diperlukan.
d.
Menentukan tahap-tahap dan rangkaian
tindakan.
e.
Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu
akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekarjaan itu akan diselesaikan.
Dalam
menyusun perencanaan syarat-syarat berikut perlu diperhatikan:
a.
Perencanaan harus didasArkan atas tujuan
yang jelas.
b.
Bersifat sederhana, realistis dan
praktis.
c.
Terinci, memuat segala uraian serta
klarifikasi kegiatan dan rangkaian tindakan sehingga mudah di pedomani dan
dijalankan.
d.
Memiliki fleksibilitas sehingga mudah
disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi dan situasi sewaktu-waktu.
e.
Terdapat perimbangan antara
bermacam-macam bidang yang digarap dalam perencanaan itu, menurut urgensinya
masing-masing.
f.
Diusahakan adanya penghematan tenaga,
biaya dan waktu serta kemungkinan penggunaan sumber-sumber daya dan dana yang
tersedia sebaik-baiknya.
g.
Diusahakan agar sedapat mungkin tidak
terjadi adanya duplikasi pelaksanaan
Merencanakan
berarti pula memikirkan tentang penghematan tenaga, biaya dan waktu, juga
membatasi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dan menghindari adanya
duplikasi-duplikasi atau tugas-tugas/pekerjaan rangkap yang dapat menghambat
jalannya penyelesaian. Jadi, perencanaan sebagai suatu fungsi administrasi
pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut: “perencanaan (planning) adalah aktivitas memikirkan
dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada tercapainya
maksud-maksud dan tujuan pendidikan”.
2.
Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian
merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara
orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan
yang telah ditetapkan. Di dalam pengorganisasian terdapat adanya pembagian
tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab secara terinci menurut bidang-bidang
dan bagian-bagian, sehingga dari situ dapat terciptalah adanya
hubungan-hubungan kerjasama yang harmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan.
Pengorganisasian
sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para pemimpin
pendidikan termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam kegiatan
sekolah sehari-sehari terdapat bermacam-macam jenis pekerjaan yang memerlukan
kecakapan dan keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Keragaman
tugas dan pekerjaan semacam itu tidak mungkin dilakukan dan dipikul sendiri
oleh seorang pemimpin. Dalam hal inilah terletak bagaimana kecakapan kepala
sekolah mengorganisasi guru-guru dan pegawai sekolah lainnya dalam menjalankan
tugasnya sehari-hari sehingga tercipta adanya hubungan kerja sama yang harmonis
dan lancar.
Yang
perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian
tugas, wewenang dan tanggung jawab hendaknya disesuaikan dengan pengalaman,bakat,
minat, pengetahuan dan kepribadian masing-masing prang yang diperlukan dalam
menjalankan tugas-tugas tersebut. Dengan demikian pengorganisasian sebagai
salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut:
“pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas menyusun dan membentuk
hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dealam mencapai
maksud-maksud dan tujuan-tujuan pendidikan”.
3.
Pengkoordinasian (Coordinating)
Adanya
bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang, memerlukan
adanya koordinasi dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat
menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau
kesimpangsiuran dalam tindakan.
Pengkoordinasian
diartikan sebagai usaha untuk menyatu padukan kegiatan dari berbagai individu
agar kegiatan mereka berjalan selaras dengan anggota dalam usaha mencapai
tujuan. Usaha pengkoordinasian dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti:
a.
melaksanakan penjelasan singkat (briefing)
b.
mengadakan rapat kerja
c.
memberikan unjuk pelaksanaan dan
petunjuk teknis
d.
memberikan balikan tentang hasil suatu
kegiatan
Dengan
demikian,koordinasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan
sebagai berikut: “koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, material,
pikiran-pikiran, teknik-teknik dan tujuan-tujuan kedalam hubungan yang harmonis
dan produktif dalam mencapai suatu tujuan”.
4.
Komunikasi
Dalam
melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas menyebarkan dan menyampaikan
gagasan-gagasan dan maksud-maksud ke seluruh struktur organisasi sangat
penting. Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih dari pada
sekedar menyalurkan pikiran-pikiran, gagasan-gagasan dan maksud-maksud secara
lisan atau tertulis.
Komunikasi
secara lisan pada umumnya lebih mendatangkan hasil dan pengertian yang jelas
dari pada secara tertulis. Demikian pula komunikasi yang dilakukan secara
informal dan secara formal mendatangkan hasil yang berbeda pengaruh dan
kejelasannya.
Menurut
sifatnya, komunikasi ada dua macam yaitu komunikasi bebas dan komunikasi
terbatas. Dalam komunikasi bebas, setiap anggota dapat berkomunikasi dengan
setiap anggota yang lain. sedangkan dalam komunikasi terbatas, setiap anggota
hanya dapat berhubungan dengan beberapa anggota tertentu saja. Dengan demikian,
organisasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan
sebagai berikut: “komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses yang
hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur organisasi”.
5.
Supervisi
Setiap
pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau supervisi.
Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu,
supervisi haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-kondisi yang akan
memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan pendidikan.
6.
Kepegawaian (Staffing)
Sama
halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang telah diuraikan
terdahulu kepegawaian merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Agak
berbeda dangan fungsi-fungsi administrasi yang telah dibicarakan, dalam
kepegawaian yang menjadi titik penekanan ialah personal itu sendiri.
Aktivitas
yang dilakukan di dalam kepegawaian antara lain : menentukan, memilih, menempatkan
dan membimbing personel. Sebenarnya fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan
sejak penyusunan perencanaan dan pengorganisasian. Di dalam pengorganisasian
telah dipikirkan dan diusahakan agar untuk personel-personel yang menduduki
jabatan-jabatan tertentu di dalam struktur organisasi itu dipilih dan di angkat
orang-orang yang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang sesuai dengan jabatan
yang di pegangnya. Dalam hal ini prinsip the
right man in the right place selalu di perhatikan.
7.
Pembiayaan
Biaya/pambiayaan
merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah organisasi karena
biaya ini sangat menentukan bagi kelancaran jalannya sebuah organisasi, tanpa
biaya yang mencukupi tidak mungklin terjamin kelancaran jalannya suatu
organisasi. Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua
memerlukan adanya biaya., itulah sebabnya masalah pembiayaan ini harus sudah
mulai dipikirkan sejak pembuatan planning
sampai dengan pelaksanaannya.
Ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan, antara lain:
a.
Perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan
b.
Darimana dan bagaimana biaya itu dapat
diperoleh/diusahakan.
c.
Bagaimana penggunaanya
d.
Siapa yang akan melaksanakannya
e.
Bagaimana pembukuan dan pertanggung
jawabannya, dll
8.
Penilaian (Evaluating)
Evaluasi
sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan
mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses
keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai dengan rencana atau program yang telah
di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik
yang dilakukan oleh unsur pimpinan maupun oleh bawahan memerlukan adanya
evaluasi.
Dengan
mengetahui kesalahan-kesalahan atau kekurangan-kekurangan serta
kemacetan-kemacetan yang diperoleh dari tindakan evaluasi itu, selanjutnya
dapat diusahakan bagaimana cara-cara memperbaikinya.
Secara
lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah:
a.
Memperoleh dasar bagi pertimbangan
apakah pada akhir suatu periode kerja, pekerjaan tersebut berhasil.
b.
Menjamin cara bekerja yang efektif dan
efesien.
c.
Memperoleh fakta-fakta tentang
kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak.
d.
Memajukan kesanggupan para personel
dalam mengembangkan organisasi.
Perlu
ditekankan disini bahwa fungsi-fungsi pokok yang telah dibicarakan di atas satu
sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses
keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan merupakan rangkaian
kegiatan yang berkelanjutan.
a.
Tujuan pendidikan perlu dibicarakan di
sini karena alasan tujuan pendidikan merupakan jabaran dari tujuan pendidikan
nasional. Oleh karena itu, pemahaman tentang hubungan keduanya perlu dilakukan.
b.
Tujuan pendidikan merupakan titik
berangkat administrasi pendidikan pada jenjang sekolah
c.
Tujuan pendidikan itu juga merupakan
tolak ukur keberhasilan kegiatan administrasi pendidikan di jenjang pendidikan
itu.
Tujuan
administrasi pada umumnya adalah agar semua kegiatan mendukung tercapainya
tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakan dalam dunia
pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan.
Sergiovanni
dan carver (1975) (dalam burhanuddin, 2005) menyebutkan empat tujuan
administrasi yaitu:
a.
efektifitas produksi;
b.
efesiensi;
c.
kemampuan menyesuaikan diri;
d.
kepuasan kerja.
Keempat
tujuan tersebut digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan dalam
penyelenggaraan sekolah. Sebagai contoh: sekolah mempunyai fungsi untuk
mencapai efektivitas produksi, yaitu menghasilkan lulusan yang sesuai dengan
tuntutan kurikulum. Dalam pencapaian tujuan tersebut harus dilakukan usaha
seefisien mungkin, yaitu menggunakan dana, dan tenaga seminimal mungkin, tetapi
memberikan hasil sebaik mungkin, sehingga lulusan tersebut dapat melanjutkan
ketingkat berikutnya dan dapat menyesuaikan dirinya dengan lingkungannya yang
baru dan selanjutnya lulusan ini akan mencari kerja pada perusahaan yang
memberikan kepuasan kerja kepada mereka.
Dari
yang telah disebutkan di atas bahwa tujuan administrasi pendidikan adalah
meningkatkan efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan operasional pendidikan
dalam mencapai tujuan pendidikan.Namun pada garis besarnya ada dua tujuan
administrasi yang harus di capai oleh setiap jenjang dan jenis sekolah baik
yang berstatus negeri maupun swasta
a.
Tujuan pertama adalah administrsi
pendidikan harus diupayakan sedemikian rupa agar dapat terlaksana secara
efektif, artinya pelaksanaan pendidikan harus mencapai hasil sesuai dengan
tujuan pendidikan nasional.
b.
Tujuan kedua adalah administrasi
pendidikan harus pula diupayakan sedemikian rupa agar dapat terlaksana secara
efisien, artinya perbandingan terbaik antara pelaksanaan pendidikan dengan
hasil yang akan dicapai.
D. Peran Guru dalam Administrasi
Pendidikan
Menurut Sri Herlina
dalam diktat Profesi keguruan (2011:52) bahwa di sekolah, guru berada dalam
kegiatan administrasi sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatannya untuk
menghasilkan lulusan jumlah dan mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup
administrasi sekolah inilah peran guru sangat penting. Dalam menetapkan
kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengkoordinasian, pengarahan,
pengorganisasian, pembiayaan dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan,
sarana dan prasarana, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah dengan
masyarakat. Disitulah guru harus aktif memberikan sumbangan maupun tenaganya.
Administrasi sekolah adalah pekerjaan yang sifatnya kolaboratif artinya pekerjaaan
yang didasarkan atas kerjasama dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu,
semua personel sekolah termasuk guru harus terlibat.
Di dalam Peraturan
Pemerintah no.38 tahun 1992, Pasal 20 disebutkan bahwa “Tenaga pendidikan yang
akan ditugaskan untuk bekerja sebagai pengelola satuan pendidikan dan pengawas
pada jenjang pendidikan dasar dan menengah dipilih dari kalangan guru”. Ini
berarti selain guru perananya untuk menyukseskan kegitan administrasi
disekolah, guru perlu sungguh-sungguh menimba pengalaman dalam administrasi
sekolah.
Berikut akan diuraiakan
dan dijelaskan kegiatan administrasi pendidikan sekaligus peranan guru dalam
administrasi pendidikan.
1. Administrasi
Kurikulum.
Menurut Prof. Soetjipto dan Drs.
Raflis Kosasi,Msc dalam bukunya yang berjudul Profesi keguruan(1999:148) bahwa
kurikulum merupakan seperangkat bahan pengalaman belajar siswa dengan segala
pedoman pelaksanaanya yang tersusun secara sistematik dan dipedomani oleh
sekolah dalam kegiatan mendidik siswanya”.
Sedangkan menurut UU No.2 Tahun
1989 mengartikan kurikulum sebagai seperangkat rencana dan pengaturan mengenai
isi dan bahan pelajaran serta cara yang digunakan sebagai pedoman
penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar.
Dengan demikian,berati kurikulum
ini sangat penting dalam sutau sistem pendidikan. Karena kurikulum merupakan
panutan dalam kegiatan belajar mengajar.
Fungsi-fungsi kegiatan pengelolaan
kurikulum pada dasarnya tidak berbeda dengan fungsi-fungsi kegiatan pengelolaan
pada umumnya. Fungsi itu terdiri dari perencanaan, pengkoordinasian, pengorganisasian,
pengawasan serta penilaian.
Perencanaan kurikulum sekolah
menengah oleh Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Tingkat Pusat biasanya
meliputi sebagai berikut:
a.
Penyusunan kurikulum dan kelengkapan
pedoman yang terdiri atas :
1) Ketentuan
– ketentuan pokok
2) Garis-
garis besar progam pengajaran.
3) Pedoman
pelaksanaan kurikulum.
b.
Pedoman-pedoman teknis pelaksanaan
kurikulum lainnya, antara lain pedoman penyusunan dan kalender pendidikan, pedoman
penyusunan program pengajaran, pedoman penyusunan satuan acara pengajaran,
pembagian tugas guru dan menyusun jadwal pelajaran.
Dalam administrasi kurikulum tugas
guru adalah mengkaji kurikulum tersebut melalui kegiatan perseorangan atau
kelompok (dapat dengan sesama guru satu sekolah atau dengan guru disekolah lain
atau dengan kepala sekolah dan personal pendidikan lain seperti pengawas).
Dengan demikian kepala sekolah dan guru memahami kurikulum tersebut sebelum
dilaksanakan.
2. Administrasi
Kesiswaan
Menurut Prof. Soetjipto dan Drs.
Raflis Kosasi,Msc dalam bukunya yang berjudul Profesi keguruan (1999:165) bahwa
administrasi kesiswaan merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan
dengan siswa disuatu sekolah dimulai dari perencanaan penerimaan siswa,
pembinaan selama siswa disekolah, sampai dengan siswa mernamatkan pendidikannya
melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap berlangsungnya proses belajar
mengajar yang efektif.
Tugas kepala sekolah dan guru dalam
administrasi kesiswaan ini adalah memberikan layanan kepada siswa, dengan
memenuhi kebutuhan mereka sesuai dengan tujuan poendidikan yang telah
ditetapkan.
a.
Kegiatan dalam administrasi kesiswaan
yaitu:
1)
Penerimaan siswa
2)
Pembinaan siswa
3)
Penamatan program siswa di sekolah.
b.
Peranan guru dalm administrasi kesiswaan
1)
Dalam penerimaan siswa, para guru dapat
dilibatkan dalam ambil bagian. Di antara mereka dapat ditunjuk sebagai panitia
penerimaan yang dapat melaksanakan tugas-tugas teknis mulai dari pencatatan
penerimaan sampai dengan pelaporan pelaksanaan tugas.
2)
Dalam masa orientasi, tugas guru adalah
membuat para siswa cepat beradaptasi dengan lingkungan sekolah barunya. Peranan
guru dalam hal ini sangat penting, karena andai kata terjadi salah langkah pada
saat pertama, dapat berakibat kuirang menguntungkan bagi jiwa anak untuk waktu
waktu selanjutnya.
3)
Untuk mengatur kehadiran siswa dikelas.
4)
Memotivasi siswa untuk senantiasa
berprestasi tinggi.
5)
Menciptakan disiplin sekolah atau kelas
yang baik.
3.
Administrasi sarana dan prasarana
Untuk menunjang pelaksanaan
pendidikan diperlukan fasilitas pendukung yang sesui dengan tujuan kurikulum.
Dalam mengelola fasilitas agar bermanfaat yang tinggi diperlukan aturan yang
jelas serta pengetahuan dan keterampilan personel sekolah dalam administrasi
sarana dan prasarana tersebut.
Menurut Prof. Soetjipto dan Drs.
Raflis Kosasi,Msc dalam bukunya yang berjudul Profesi keguruan(1999:170) sarana
dan prasarana pendidikan adalah semua benda bergerak maupun tidak bergerak yang
diperlukan untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar, baik secara
langsung maupun tidak langsung.
Sedangkan administrasi prasarana dan
sarana pendidikan merupakan keseluruhan proses pengadaan, pendayagunaan, dan
pengawasan prasarana dan peralatan yang digunakan untuk menunjang pendidikan
agar tujuan pendidikan yang telah ditetapkan tercapai secara efektif dan
efisien.
Kegiatan
dalam administrasi prasarana dan sarana pendidikan meliputi:
a.
Perencanaan kebutuhan
Penyusunan
daftar kebutuhan prasarana dan sarana sekolah didasarkan atas pertimbangan
bahwa:
1)
Pengadaan sarana dan prasarana karena
berkembangnya kebutuhan sekolah.
2)
Pengadaan sarana dan prasarana untuk
menggantikan barang barang yang rusak, dihapuskan atau hilang.
3)
Pengadaan sarana dan prasarana barang
untuk persediaan.
b.
Pengadaan sarana dan prasarana
pendidikan
1)
Pembelian
2)
Buatan sendiri
3)
Penerimaan hibah atau bantuan
4)
Penyewaan
5)
Peminjaman
6)
Pendaurulangan
c.
Penyimpanan prasarana dan sarana pendidikan
d.
Inventarisasi prasarana dan sarana
pendidikan.
e.
Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan
pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang barang yang
menjadi milik sekolah
f.
Pemeliharaan sarana dan prasarana
pendidikan
g.
Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan
prasarana meliputi:
1)
Perawatan
2)
Pencegahan kerusakan
3)
Penggantian ringan.
h.
Penghapusan sarana dan prasarana
pendidikan
Penghapusan
ialah kegiatan meniadakan barang barang milik negara/ daerah dari daftar
invarian karena dianggap sudah tidak mempunyai nilai guna atau tidak berfungsi lagi.
i.
Pengawasan sarana dan prasarana
pendidikan
Merupakan
kegiatan pengamatan, pemeriksaan, dan penilaian terhadap pelaksanaan
administrasi sarana dan prasarana pendidikan.
Peranan
guru dalam administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah dimulai dengan
perencanaan, pemanfaataan, pemeliharaan, serta pengawasan penggunaan prasarana
dan sarana yang dimaksud.
4. Administrasi
personal
Menurut Prof. Soetjipto dan Drs.
Raflis Kosasi,Msc dalam bukunya yang berjudul Profesi keguruan(1999:175) personal
pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan edukatif dan yang
membidangi kegiatan non edukatif (ketata
uasahaan)
Personel bidang edukatif adalah
mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar mengajar, yaitu guru dan
konselor (BK).
Adapun
peran guru dalam administrasi pegawaian(personal) yaitu :
a.
Membuat buku induk pegawai
b.
Mempersiapkan usul kenaikan pangkat
pegawai negeri, prajabatan, karpeg, cuti dengan pegawai dan lain- lain
c.
Membuat inventarisasi semua file
kepegawaian, baik kepala sekolah, guru, maupun tata administrasi.
d.
Membuat laporan rutin kepegawaian
harian, mingguan, bulanan dan tahunan.
e.
Membuat laporan data sekolah dan pegawai
f.
Mencatat tenaga pendidik yang akan
mengikuti penataran
g.
Mempersiapkan surat keputusan kepala
sekolah tentang proses KBM, surat tugas, surat kuasa, dan lain- lain.
5.
Administrasi keuangan
Administrasi keuangan meliputi
kegiatan perencanaan, penggunaan, pencatatan, pelaporan, dan pertanggung
jawaban dana yang dialokasikan untuk penyelenggaraan sekolah. Tujuan
administrasi ini adalah untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan,
sehingga pengurusannya dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
6. Administrasi
hubungan sekolah dengan masyarakat (husemas)
Kindred, Bagin, dan Galllagher
dalam bukunya yang berjudul School
Community Relation (1976) mendefinisikan bahwa Husemas ini sebagai usaha
kooperatif untuk menjaga dan mengembangkan saluran informasi dua arah yang
efisien serta saling pengertian antara sekolah, personel sekolah dengan
masyarakat.
Peranan guru dalam Husemas menurut
Prof. Soetjipto dan Drs. Raflis Kosasi, Msc dalam bukunya yang berjudul Profesi
keguruan(1999:197) yaitu:
a.
Membantu sekolah dalam melaksanakan
teknik husemas
b.
Membuat dirinya lebih baik lagi dalam
bermasyarakat
c.
Dalam melaksanakan semua itu guru harus
melaksanakan kode etiknya
7. Administrasi
layanan khusus
Merupakan suatu usaha yang
tidaksecara langsung berkenaan dengan proses belajar mengajar di kelas, tetapi
secara khusus diberikan oleh sekolah kepada para siswanya agar mereka lebih
optimal dalam melaksanakan proses belajar.
Macam macam layanan khusus yaitu
a. Pusat
sumber belajar
b. Kafetaria
warung / kantin sekolah
c. Unit
kesehatan Sekolah.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Administrasi Pendidikan
adalah serangkaian kegiatan atau seluruh proses pengendalian usaha kerjasama
sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara berencana dan sistematis
yang diselenggarakan di lingkungan tertentu, terutama berupa lembaga pendidikan
formal.
Peranan guru dalam
administrasi pendidikan sangatlah berpengaruh, dengan pengalaman dan pemahaman
yang baik tentang administrasi di berbagai bidang di sekolah, guru dapat
menjadi seorang administrator yang terampil dan handal. Sehingga dalam
pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik.
B. Saran
Sebagai seorang guru
sebaiknya kita turut ambil bagian dalam menangani administrasi disekolah, karena
selain pada saat mengajar, guru dapat mengenal dan memantau perkembangan
siswanya melalui administrasi sekolah. Manfaat lainnya yaitu guru dapat
menambah pengetahuan dan pengalaman dalam hal keadministrasian.
DAFTAR PUSTAKA
